Règlements

Article 1 : SIÈGE SOCIAL
Article 2 : LES MEMBRES
Article 3 : ORGANES DIRECTEURS DE LA S.H.R.T.
Article 4: DISPOSITIONS PARTICULIÈRES CONCERNANT LES RÉUNIONS
Article 5 : ANNÉE FISCALE ET COTISATION
Article 6 : REPRÉSENTATION OFFICIELLE DE LA S.H.R.T.
Article 7 : AMENDEMENTS


Article 1 : SIÈGE SOCIAL

1.1.00 Localisation

1.1.01 Le siège social de la Société d’histoire de la région de Terrebonne (S.H.R.T.) est situé à Terrebonne en conformité avec les lettres patentes de la dite société.

[HAUT]


Article 2 : LES MEMBRES

2.1.00 Statut des membres

2.1.01 La S.H.R.T. est composée de membres qui se conforment aux buts et objectifs de la société.

2.2.00 Classification des membres

2.2.01 (Amendé le 12 mai 2011, amendé le 11 février 2016) La S.H.R.T. est composée de cinq types de membres : les membres honoraires, les membres institutionnels, les membres-donateurs, les membres-chercheurs et les membres ordinaires.

2.2.02 Le titre de membre honoraire est conféré par la S.H.R.T. avec l’assentiment de l’assemblée générale à toute personne digne d’être honorée.

2.2.03 (Ajouté le 12 mai 2011) Le statut de membre institutionnel est réservé à l’entreprise, l’organisme ou l’institution publique ou privée qui a payé sa cotisation.

2.2.04 (Ajouté le 12 mai 2011) Le statut de membre institutionnel permet à son détenteur de déléguer un maximum de trois participants aux activités de la S.H.R.T.

2.2.05  (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre- donateur est réservé pour deux ans à la personne ou à l’institution qui fait un don d’une valeur égale ou supérieure à 500$.

2.2.06 (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre- chercheur est conféré au membre ordinaire qui assume les frais annuels additionnels pour accéder à la salle de consultation, aux documents et aux bases de données de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

2.2.07 Le titre de membre ordinaire est conféré à toute personne qui a payé sa cotisation.

2.3.00 Droits des membres

2.3.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’admission au titre de membre de la S.H.R.T. confère tous les droits et privilèges reconnus par la société, c’est-à-dire le droit de vote aux assemblées, le droit d’être élu au Conseil d’administration, les réductions sur le prix des publications et les droits d’entrée aux activités, et tout autre droit ou privilège adopté par le conseil d’administration.

[HAUT]


Article 3 : ORGANES DIRECTEURS DE LA S.H.R.T.

3.1.00 Généralités

3.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) La S.H.R.T. est constituée des organes directeurs suivants : le conseil d’administration, le comité exécutif et l’assemblée générale.

3.2.00 Le conseil d’administration

3.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Le conseil d’administration (C.A.) est composé de neuf (9) administrateurs. Il exerce les pouvoirs qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux.

3.2.02 Le C.A. est responsable devant l’assemblée générale.

3.2.03 (Amendé le 15 mai 2014, amendé le 11 février 2016) Le C.A. coordonne les activités de la société; prépare les budgets, les états financiers, le plan d’action et, le bilan d’exercice et les amendements au règlement qu’il soumet à l’assemblée générale annuelle; fixe la date et le lieu des assemblées générales; définit les politiques de gestion; acquiert ou cède des biens meubles et immeubles; signe des contrats et conclut des ententes; embauche, supervise et congédie le personnel; fixe les salaires et rétributions de toutes personnes à son service; crée des comités, en nomme les responsables et voit à leur bon fonctionnement; fixe le montant de la cotisation annuelle, établit la programmation annuelle des activités, fixe le prix de ses biens et services; assure la diffusion de l’information; autorise les publications, tient des réunions statutaires, fixe sa propre procédure et prend toutes les décisions susceptibles de faire progresser la société dans la réalisation de sa mission.

3.2.04 (Amendé le 15 mai 2014) Aucun membre du conseil d’administration ne peut recevoir de rémunération pour le poste qu’il occupe au sein de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

3.3.00 Le conseil exécutif

3.3.01 (Amendé le 15 mai 2014) Le C.E. est composé d’un président, d’un viceprésident, d’un secrétaire et d’un trésorier.

3.3.02 (Amendé le 15 mai 2014) Les membres du C.E. sont choisis par le conseil d’administration parmi ses membres.

3.3.03 (Amendé le 15 mai 2014) Le comité exécutif exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par le conseil d’administration. Ces pouvoirs peuvent être révisés au moins une fois par année à la première réunion du conseil d’administration suivant l’assemblée générale annuelle.

3.4.00 L’assemblée générale

3.4.01 L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la société.

3.4.02 L’assemblée générale est souveraine.

3.4.03 (Amendé le 15 mai 2014) L’assemblée générale tient au moins une réunion annuelle dans les trois mois suivant la fin de l’exercice financier.

3.4.04 (Amendé le 15 mai 2014) L’assemblée générale élit les membres de son C.A. selon les procédures fixées à l’article 4.1.01 du présent règlement.

3.4.05 (Amendé le 15 mai 2014, amendé le 11 février 2016) L’assemblée générale des membres possède les pouvoirs et les responsabilités qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux. Elle a entre autre le pouvoir d’élire ses dirigeants; d’adopter les budgets, les états financiers, le plan d’action et le bilan d’exercice; de nommer les vérificateurs internes et externes; d’approuver les règlements généraux de la Société d’histoire et leurs amendements; d’adopter les changements à la charte de S.H.R.T. et d’accepter sa dissolution.

3.5.00 Les mandats

3.5.01 (Amendé le 15 mai 2014) Le mandat de chacun des membres du C.A. est de trois ans; il se termine lors de l’élection des nouveaux membres.

(Ajouté le 15 mai 2014) Mesure transitoire – Dès la première réunion du C. A. suivant son élection, ses membres seront divisés en trois groupes. Les postes des conseillers du premier groupe (A) seront déclarés vacants à l’expiration de la première année, ceux du second groupe (B) à l’expiration de la deuxième année et ceux du troisième groupe (C) à l’expiration de la troisième année, de telle sorte que subséquemment un tiers des membres puisse être renouvelé tous les ans.

3.5.02 (Amendé le 15 mai 2014) Tout poste laissé vacant est comblé de façon intérimaire jusqu’à la fin du mandat par une résolution du C.A. Si le remplacement excède une année, l’assemblée générale doit entériner la décision du C.A. À défaut, l’assemblée procède à une élection pour combler le poste vacant jusqu’à la fin du mandat. Ce remplacement intérimaire n’a pas pour effet de prolonger le mandat en cours, ni de modifier la séquence de renouvellement des groupes de conseillers.

3.5.03 Il ne peut y avoir cumul de postes électifs sauf dans le cas d’un poste laissé vacant.

[HAUT]


Article 4: DISPOSITIONS PARTICULIÈRES CONCERNANT LES RÉUNIONS

4.1.00 Élections

4.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’élection des membres du C.A. se fait lors de l’assemblée générale annuelle selon les procédures suivantes :

l’assemblée choisit un président et un secrétaire d’élection;
le secrétaire d’élection présente la liste des candidatures soumises selon la régle établie à l’article 4.1.02;
si le nombre des candidatures excède le nombre de postes à combler, l’assemblée tient un vote secret sur les bulletins préparés à cet effet;
le secrétaire d’élection recueille les bulletins de vote;
le président et le secrétaire d’élection procèdent au décompte des votes et déterminent les membres élus.

4.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014) La mise en candidature à un poste d’administrateur doit être faite selon la procédure suivante :

le candidat doit compléter le formulaire officiel disponible sur le site internet ou auprès au siège social de la Société;
le candidat doit être un membre en règle de la Société ;
il doit obtenir l’appui écrit d’au moins un membre en règle de la Société ;
il doit faire parvenir son formulaire au siège social de la Société d’histoire au plus tard 7 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ;
le C. A. établit la liste des candidats aux postes d’administrateur à combler ;
s’il y a plus de candidatures que de postes à combler, l’Assemblée générale procède à une élection ;
s’il y a autant de candidatures qu’il y a de postes à combler, les candidats sont déclarés élus ;
s’il y a moins de candidatures que de postes à combler, le président d’élections peut faire un appel de candidatures lors de la tenue de l’assemblée générale – les candidats doivent alors compléter le formulaire et obtenir un appui sur place.

4.2.00 Convocation et avis de convocation

4.2.01 Les réunions du C.A. et les réunions extraordinaires de l’assemblée générale sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou, à défaut, par au moins trois membres de la Société.

4.2.02 Toute réunion extraordinaire de l’assemblée générale doit être signifiée au moins 48 heures à l’avance à tous les membres.

4.2.03 (Ajouté le 15 mai 2014) Toute assemblée générale doit être convoquée par un avis écrit indiquant la date, l’heure et l’endroit. Le délai de convocation de toute assemblée générale est d’au moins quinze (15) jours.

4.3.00 Les quorums

4.3.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le quorum du C.A. est fixé à la majorité absolue (50% + 1) des membres.

4.4.02 Le quorum de l’assemblée générale est fixé au nombre des membres présents.

4.4.03 4.4.03 (Ajouté le 15 mai 2014) Le quorum des réunions du C.E. et des comités ad hoc est fixé à la majorité absolue (50% + 1) des membres.

[HAUT]


Article 5 : ANNÉE FISCALE ET COTISATION

5.1.00 Année fiscale

5.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’année fiscale est comprise entre le premier janvier et le trente et un décembre.

5.2.00 Cotisation

5.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Toute cotisation est payable avant l’assemblée générale annuelle.

5.2.02 (Supprimé le 11 février 2016, remplacé par 5.2.03 ) La cotisation d’un membre ordinaire couvre une année ou une partie d’année si perçue après l’échéance.

5.2.03 Supprimé le 11 février 2016

5.2.04 Supprimé le 11 février 2016

5.2.05 Supprimé le 11 février 2016

[HAUT]


Article 6 : REPRÉSENTATION OFFICIELLE DE LA S.H.R.T.

6.1.00 Généralités

6.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) Aucun membre de la S.H.R.T. ne peut engager la S.H.R.T. par un écrit, une publication ou par tout autre moyen technique de communication et de diffusion sans avoir obtenu l’autorisation formelle de la Société par son conseil d’administration ou son comité exécutif.

6.2.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Reproduction de documents

6.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Tout document, logo ou autre, produit par S.H.R.T. ne peut être reproduit par quelques moyens que ce soit sans l’autorisation écrite du secrétaire de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

6.2.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Collaboration à des projets

6.2.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le logo officiel et la mention « en collaboration avec la Société d’histoire de la région de Terrebonne » doivent être mis bien en évidence sur les affiches, communiqués, documents promotionnels, etc. de tout projet d’organisme auquel contribue ou collabore la Société d’histoire.

[HAUT]


Article 7 : AMENDEMENTS

7.1.00 Généralités

7.1.01 Les lettres patentes et les règlements de la S.H.R.T. peuvent être amendés lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale extraordinaire dûment convoquée à cet effet. Chaque amendement doit être présenté par écrit avec un avis préalable de quinze jours.

7.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014) Pour être valide, tout amendement aux lettres patentes ou aux règlement, et toute résolution de dissolution de la Société doit obtenir les deux tiers des votes lors de l’assemblée générale dûment convoquée à cet effet.

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle du 03 mai 2009

[HAUT]