Règlements

Article 1 : SIÈGE SOCIAL
Article 2 : LES MEMBRES
Article 3 : ORGANES DIRECTEURS DE LA S.H.R.T.
Article 4: DISPOSITIONS PARTICULIÈRES CONCERNANT LES RÉUNIONS
Article 5 : ANNÉE FISCALE ET COTISATION
Article 6 : REPRÉSENTATION OFFICIELLE DE LA S.H.R.T.
Article 7 : DIVERS


Article 1 : SIÈGE SOCIAL

1.1.00 Localisation

1.1.01 Le siège social de la Société d’histoire de la région de Terrebonne (S.H.R.T.) est situé à Terrebonne en conformité avec les lettres patentes de la dite société.

[HAUT]


Article 2 : LES MEMBRES

2.1.00 Statut des membres

2.1.01 La S.H.R.T. est composée de membres qui se conforment aux buts et objectifs de la société.

2.2.00 Classification des membres

2.2.01 (Amendé le 12 mai 2011, amendé le 11 février 2016) La S.H.R.T. est composée de cinq types de membres : les membres honoraires, les membres institutionnels, les membres-donateurs, les membres-chercheurs et les membres ordinaires.

2.2.02 (Amendé le 22 mars 2018) Le titre de membre honoraire à vie est conféré par la Société avec l’assentiment de l’assemblée générale à toute personne digne d’être honorée.

2.2.03 (Ajouté le 12 mai 2011) Le statut de membre institutionnel est réservé à l’entreprise, l’organisme ou l’institution publique ou privée qui a payé sa cotisation.

2.2.04 Supprimé le 22 mars 2018

2.2.05  (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre- donateur est réservé pour deux ans à la personne ou à l’institution qui fait un don d’une valeur égale ou supérieure à 500$.

2.2.06 (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre- chercheur est conféré au membre ordinaire qui assume les frais annuels additionnels pour accéder à la salle de consultation, aux documents et aux bases de données de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

2.2.07 Le titre de membre ordinaire est conféré à toute personne qui a payé sa cotisation.

2.3.00 Droits des membres

2.3.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’admission au titre de membre de la S.H.R.T. confère tous les droits et privilèges reconnus par la société, c’est-à-dire le droit de vote aux assemblées, le droit d’être élu au Conseil d’administration, les réductions sur le prix des publications et les droits d’entrée aux activités, et tout autre droit ou privilège adopté par le conseil d’administration.

[HAUT]


Article 3 : ORGANES DIRECTEURS DE LA S.H.R.T.

3.1.00 Généralités

3.1.01 (Amendé le 15 mai 2014, 22 mars 2018) La Société est constituée des organes directeurs suivants : le conseil d’administration, le comité exécutif et l’assemblée générale.

3.2.00 Le conseil d’administration

3.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Le conseil d’administration (C.A.) est composé de neuf (9) administrateurs. Il exerce les pouvoirs qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux.

3.2.02 Le C.A. est responsable devant l’assemblée générale.

3.2.03 (Amendé le 15 mai 2014, le 11 février 2016 et le 22 mars 2018) Le conseil a le pouvoir de gérer les affaires de la Société et doit, plus spécifiquement:
– désigner parmi les administrateurs, un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier;
-administrer la Société dans le cadre des résolutions adoptées par l’assemblée générale annuelle et ou par les assemblées générales extraordinaires. s’il y a lieu;
– établir annuellement le plan d’action de la Société et accomplir tous les actes nécessaires pour la réalisation de ce plan d’action;
– adopter les lignes directrices pour la sélection des administrateurs;
– désigner les membres des comités du conseil;
– veiller au bon fonctionnement des comités du conseil et recevoir leurs rapports;
– élaborer et adopter le budget annuel qui sera présenté à l’assemblée générale annuelle;
– assurer la vérification des dépenses et voir à la préparation des états financiers annuels;
– déterminer la programmation annuelle des activités offertes aux membres et au grand public;
– élaborer, amender et adopter les règlements de la Société qu’il soumet à l’assemblée générale annuelle
– fixer la date et le lieu de l’assemblée générale annuelle dans les trois mois qui suivent la fin de chaque exercice financier;
– fixer le montant de la cotisation annuelle et le prix des biens et des services;
– autoriser les publications de la Société;
– acquérir ou céder des biens meubles et immeubles;
– autoriser le président à embaucher, superviser et congédier le personnel, en l’absence d’une direction générale.

3.2.04 (Amendé le 15 mai 2014) Aucun membre du conseil d’administration ne peut recevoir de rémunération pour le poste qu’il occupe au sein de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

3.2.05 (Ajout le 22 mars 2018) Chaque administrateur est tenu de respecter, notamment, les règles d’engagement suivantes:
– faire preuve d’honnêteté et de loyauté à l’égard de la Société;
– être ponctuel et assidu aux réunions du conseil;
– lire les documents en préparation aux réunions du conseil;
– considérer les enjeux d’un point de vue organisationnel et non personnel;
– se conformer au règles du  code d’éthique et de déontologie de la Société

3.3.00 Le conseil exécutif

3.3.01 (Amendé le 15 mai 2014 et le 22 mars 2018) Le conseil comprend quatre officiers, soit le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

3.3.02 (Amendé le 15 mai 2014) Les membres du C.E. sont choisis par le conseil d’administration parmi ses membres.

3.3.03  Supprimé le 22 mars 2018

3.3.03 (Ajouté le 22 mars 2028) Le président agit à titre de président de la Société et de président du conseil. Il préside donc les réunions du conseil et les assemblées. Il représente la Société en toute occasion. Il en est le porte-parole officiel, mais il peut mandater tout autre membre du conseil pour ce faire. Il exerce toutes les fonctions afférentes d’une façon générale à tel poste et toute autre fonction que peut lui assigner le conseil.

3.3.04 (Ajouté le 22 mars 2028) Le vice-président exerce, au besoin, toutes les fonctions du président lorsque ce dernier est absent ou incapable d’agir. Il exerce toute autre fonction que lui assigne le conseil.

3.3.05 (Ajouté le 22 mars 2028) Le secrétaire agit comme secrétaire aux réunions du conseil et aux assemblées. Il transmet tous les avis de convocation conformément au règlement et aux instructions qu’il reçoit des officiers compétents. Il a la garde des procès-verbaux, des archives de la Société, il doit les tenir à jour et les produire sur demande d’un de ses membres, et en permettre la consultation aux membres qui en font la demande. Il signe avec le président, ou avec le vice-président, tous les documents qui requièrent sa signature. Il exerce toute autre fonction que lui assigne le conseil.

3.3.06 (Ajouté le 22 mars 2028) Le trésorier a la charge de l’argent, des fonds et des valeurs de la Société et il doit les déposer au nom de celle-ci dans une institution financière que désigne le conseil. Il est responsable de l’utilisation des sommes prévues précédemment, conformément au budget adopté par le conseil et selon les autorisations des administrateurs. Il a la garde des livres où sont enregistrées les opérations financières et les affaires de la Société, ainsi que la garde de tout document s’y rapportant; il doit les tenir à jour et les produire au conseil sur demande d’un de ses membres, et en permettre la consultation aux membres qui en font la demande.

3.4.00 L’assemblée générale

3.4.01 L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la société.

3.4.02 Supprimé le 22 mars 2018

3.4.03 (Amendé le 15 mai 2014) L’assemblée générale tient au moins une réunion annuelle dans les trois mois suivant la fin de l’exercice financier.

3.4.04 (Amendé le 15 mai 2014) L’assemblée générale élit les membres de son C.A. selon les procédures fixées à l’article 4.1.01 du présent règlement.

3.4.05 (Amendé le 15 mai 2014, le 11 février 2016 et le 22 mars 2018) L’assemblée générale possède les pouvoirs et les responsabilités qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux. Notamment, elle
– désigne un vérificateur externe sur recommandation du conseil
– ratifie les règlements proposés par le conseil
– reçoit le rapport annuel des administrateurs
– reçoit les états financiers adoptés par le conseil
– ratifie les changements à la charte de Société et sa dissolution.

3.5.00 Les mandats

3.5.01 (Amendé le 15 mai 2014) Le mandat de chacun des membres du C.A. est de trois ans; il se termine lors de l’élection des nouveaux membres.

3.5.02 (Amendé le 15 mai 2014) Tout poste laissé vacant est comblé de façon intérimaire jusqu’à la fin du mandat par une résolution du C.A. Si le remplacement excède une année, l’assemblée générale doit entériner la décision du C.A. À défaut, l’assemblée procède à une élection pour combler le poste vacant jusqu’à la fin du mandat. Ce remplacement intérimaire n’a pas pour effet de prolonger le mandat en cours, ni de modifier la séquence de renouvellement des groupes de conseillers.

3.5.03 Il ne peut y avoir cumul de postes électifs sauf dans le cas d’un poste laissé vacant.

[HAUT]


Article 4: DISPOSITIONS PARTICULIÈRES CONCERNANT LES RÉUNIONS

4.1.00 Élections

4.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’élection des membres du C.A. se fait lors de l’assemblée générale annuelle selon les procédures suivantes :

l’assemblée choisit un président et un secrétaire d’élection;
le secrétaire d’élection présente la liste des candidatures soumises selon la régle établie à l’article 4.1.02;
si le nombre des candidatures excède le nombre de postes à combler, l’assemblée tient un vote secret sur les bulletins préparés à cet effet;
le secrétaire d’élection recueille les bulletins de vote;
le président et le secrétaire d’élection procèdent au décompte des votes et déterminent les membres élus.

4.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014, amendé le 22 mars 2018) La mise en candidature à un poste d’administrateur doit être faite selon la procédure suivante :
– le candidat doit compléter le formulaire officiel disponible sur le site internet ou au siège social de la Société;
– le candidat doit être un membre en règle de la Société ;
– il doit obtenir l’appui écrit d’au moins un membre en règle de la Société ;
– il doit faire parvenir son formulaire au siège social de la Société d’histoire au plus tard 7 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ;
– le conseil établit la liste des candidats aux postes d’administrateur à combler  en fonction des critères de sélection qu’il adopte;
• s’il y a plus de candidatures que de postes à combler, l’assemblée générale procède à une élection;
• s’il y a autant de candidatures qu’il y a de postes à combler, les candidats sont déclarés élus ;
• s’il y a moins de candidatures que de postes à combler, le président d’élections peut faire un appel de candidatures lors de la tenue de l’assemblée générale – les candidats doivent alors compléter le formulaire et obtenir un appui sur place.

4.2.00 Convocation et avis de convocation

4.2.01 Les réunions du C.A. et les réunions extraordinaires de l’assemblée générale sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou, à défaut, par au moins trois membres de la Société.

4.2.02 Toute réunion extraordinaire de l’assemblée générale doit être signifiée au moins 48 heures à l’avance à tous les membres.

4.4.03 Supprimé le 22 mars 2018

4.3.00 Les quorums

4.3.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le quorum du C.A. est fixé à la majorité absolue (50% + 1) des membres.

4.4.02 Le quorum de l’assemblée générale est fixé au nombre des membres présents.

4.4.03 Supprimé le 22 mars 2018

[HAUT]


Article 5 : ANNÉE FISCALE ET COTISATION

5.1.00 Année fiscale

5.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’année fiscale est comprise entre le premier janvier et le trente et un décembre.

5.2.00 Cotisation

5.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Toute cotisation est payable avant l’assemblée générale annuelle.

5.2.02 (Supprimé le 11 février 2016, remplacé par 5.2.03 ) La cotisation d’un membre ordinaire couvre une année ou une partie d’année si perçue après l’échéance.

5.2.03 Supprimé le 11 février 2016

5.2.04 Supprimé le 11 février 2016

5.2.05 Supprimé le 11 février 2016

[HAUT]


Article 6 : REPRÉSENTATION OFFICIELLE DE LA S.H.R.T.

6.1.00 Généralités

6.1.01 (Amendé le 15 mai 2014 et le 22 mars 2018) Aucun membre de la Société ne peut engager la Société par un écrit, une publication ou par tout autre moyen technique de communication et de diffusion sans avoir obtenu l’autorisation formelle de la Société par son conseil d’administration ou son comité exécutif.

6.2.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Reproduction de documents

6.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Tout document, logo ou autre, produit par S.H.R.T. ne peut être reproduit par quelques moyens que ce soit sans l’autorisation écrite du secrétaire de la Société d’histoire de la région de Terrebonne.

6.2.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Collaboration à des projets

6.2.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le logo officiel et la mention « en collaboration avec la Société d’histoire de la région de Terrebonne » doivent être mis bien en évidence sur les affiches, communiqués, documents promotionnels, etc. de tout projet d’organisme auquel contribue ou collabore la Société d’histoire.

[HAUT]


Article 7 : DIVERS

7.1.00 Généralités

7.1.01 Les lettres patentes et les règlements de la S.H.R.T. peuvent être amendés lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale extraordinaire dûment convoquée à cet effet. Chaque amendement doit être présenté par écrit avec un avis préalable de quinze jours.

7.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014) Pour être valide, tout amendement aux lettres patentes ou aux règlement, et toute résolution de dissolution de la Société doit obtenir les deux tiers des votes lors de l’assemblée générale dûment convoquée à cet effet.

7.1.3  (Ajouté le 22 mars 2018) Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société sont au préalable approuvés par le conseil, et sur telle approbation sont signés par les personnes désignées par le conseil, habituellement le président et le secrétaire.

7.1.4 (Ajouté le 22 mars 2018) Livres de comptabilité. Le conseil fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle, des livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits les recettes, les déboursés de la Société, les biens détenus par celle-ci, ses dettes et obligations de même que toutes ses transactions financières.

7.1.5 (Ajouté le 22 mars 2018) Vérification. Les livres et les états financiers de la Société sont vérifiés chaque année et aussitôt que possible après la fin de l’exercice financier, par une firme comptable nommée à cette fin par l’assemblée.

Ratifié initialement lors de l’assemblée générale annuelle du 03 mai 2009

[HAUT]